Num mundo em constante mudança, em especial ao nível digital, uma das maiores inovações para as IPSS tem sido a possibilidade de controlar e gerir o seu quotidiano de forma segura e flexível, através da implementação de um ERP – Enterprise Resource Planning.

Tendo em conta as especificidades do setor social, o ERP da F3M permite a administração e organização das diversas áreas dentro das entidades, tendo em conta as exigências legais e funcionais do setor.

Com mais de 30 anos de experiência e mais de 3000 clientes de norte a sul do país, a F3M é acreditada pela União das Misericórdias Portuguesas e tem ainda um protocolo com a União das Mutualidades.

Descubra quais os benefícios de um ERP e o seu impacto no quotidiano de uma instituição.

O que é um ERP?

Um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) é um software que integra todos os dados e processos de uma entidade. Numa perspetiva funcional: pode integrar-se o sistema de contabilidade, recursos humanos, marketing, vendas, etc. Numa perspetiva de gestão, podem ser integrados sistemas de processamento de transações, sistemas de apoio à decisão, entre outros.

Pode-se dizer que o ERP é um software desenvolvido para integrar os vários departamentos de uma entidade de forma a automatizar e otimizar os processos internos num banco de dados seguro para todas as informações.

Benefícios de utilizar o F3M na gestão da sua IPSS

1. Agilização de operações e rentabilização dos recursos

Graças à integração dos vários departamentos, o acesso às informações é facilitado trazendo benefícios ao nível da rentabilização do tempo e dos recursos necessários;

2. Gestão de atividades mais organizada e integrada

Isto impacta de forma positiva tanto no quotidiano dos colaboradores, que realizam as tarefas de forma mais rápida e simples, como dos utentes que têm um atendimento mais adequado e personalizado;

3. Personalização

O Software pode ser customizado com as ferramentas necessárias às necessidades de cada instituição, sendo que, podem ser adicionadas novas funcionalidades de acordo com o crescimento da organização.

4. Integração dos dados de todos os departamentos

Através da integração de todos os departamentos e informações pode ser utilizada uma única plataforma que centraliza todos os dados, sendo possível rentabilizar os recursos e reduzir os custos.

5. Maior controlo e otimização dos processos

Ao ter todos os dados integrados, torna-se possível controlar e otimizar os processos administrativos, sendo que, através das ferramentas financeiras, de criação de alertas e de gestão de equipamentos e de recursos humanos é possível melhorar o workflow diário e consequentemente a gestão operacional.

6. Análise 360º da IPSS

A integração permite uma análise mais detalhada e abrangente da realidade geral da instituição. Desta forma, os insights tornam-se mais úteis e eficientes para a tomada de decisão, podendo ser determinantes na antecipação de desafios ou possíveis falhas;

Principais funcionalidades do F3M

- Módulo de Gestão Documental, que permite a toda a organização arquivar, organizar, consultar e partilhar documentos em formato eletrónico.

- Módulo de Gestão de Caixa e Bancos, que permite gerir todas as transações financeiras entre as empresas e as instituições bancárias;

- Gestão de Compras e Pagamentos a Fornecedores;

- Autorização de Pagamentos e previsões de tesouraria;

- Controlo do saldo interno através de reconciliação bancária;

- Módulo de Faturação a Clientes, incluindo manutenção de Faturas, Notas de Crédito e Débito; Manutenção de Pagamentos; Mapas diversos (IVA, Aviso de faturas vencidas) e Gestão de Avenças;

- Gestão dos Equipamentos e Viaturas da Instituição que permite controlar todo o ciclo de vida dos bens da instituição, desde gestão de stocks e de lavandaria até à gestão das informações relativas às viaturasç;

- Módulo de Gestão dos Recursos Humanos que entre várias funções, permite gerir os contatos de trabalho, processamento de pagamentos, controlar as escalas de serviço e de turnos de todos os colaboradores;

- Módulo de criação e gestão dos processos internos do utente, de forma a facilitar o acesso às informações necessária à prestação de um cuidado mais rápido e adequado, e ainda controlo de utentes em lista de espera;

- Mapas Diversos: Mapa de documentos por rúbrica, Mapa de retenção na fonte de IRS, Mapa resumo de documentos pagos, Mapa de idade de pagamentos.

Novidades do ERP da F3M

O ERP da F3M inclui um módulo de Registo de Atividades Diárias (RAD) que possibilita a gestão e avaliação das equipas da instituição nas várias respostas sociais. Algumas das funcionalidades deste módulo incluem:

- Possibilidade de funcionamento na Cloud para que os dados estejam guardados num local seguro e possam ser acessados a partir de qualquer dispositivo;

- Planeamento, controlo e análise das atividades realizadas e não realizadas, com a possibilidade de incluir notas;

- Gestão de ocorrências e criação de alertas para que todos os colaboradores tenham acesso às situações ocorridas;

- Possibilidade de criar e transmitir as informações necessárias para as passagens de turno entre colaboradores;

Caso de Sucesso F3M - Centro Social Padre Ramos

Localizado em Lavra, Matosinhos, o Centro Social Padre Ramos, é uma Instituição Particular de Segurança Social sem fins lucrativos. Esta IPSS conta com uma unidade de apoio à infância, com creche, jardim de infância e ATL, e ainda uma unidade de apoio à terceira idade que abarca uma residencial com capacidade para 63 idosos, centro de dia, apoio domiciliário e centro de convívio.

Devido à necessidade de agilizarem o funcionamento interno, decidiram avançar para o processo de certificação da ISO 9001. Neste sentido, recorreram às ferramentas de gestão da F3M, em especial ao RAD.

Através deste módulo, conseguiram colmatar a necessidade do registo documento de todos os cuidados prestados aos utentes, nomeadamente ao nível da organização de atividades e identificação dos colaboradores responsáveis por cada uma, bem como a partilha de informação entre os funcionários.

O Registo de Atividades Diárias, permitiu ao Centro Social Padre Ramos uma maior agilização, otimização e eficácia dos processos diários.

Openlimits é F3M Expert Partner Solidariedade

A gerir mais de 550 licenças ativas, a Openlimits é F3M Expert Partner Solidariedade, o nível máximo de certificação da F3M, que reconhece o elevado know-how comercial e técnico que a empresa possui e a garantia de proporcionar serviços de elevada qualidade.

Escrito por:
Openlimits

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