Já imaginou como seria se conseguisse encontrar os documentos que necessita em apenas alguns segundos? Segundo um estudo da Coopers and Lybrand, cada colaborador perde entre 20% e 40% do seu tempo à procura de documentos. Este é apenas um dos desafios que a utilização de uma aplicação de gestão de documentos permite ultrapassar, sendo crucial para garantir a organização da empresa e tomar decisões de forma mais rápida e ágil.

Os benefícios associados a um sistema de gestão de documentos na cloud, como o Uplift, são inúmeros.

1. Gestão centralizada do arquivo

Ao guardar os ficheiros associados ao ERP num único sítio, o sistema de gestão de documentos facilita a pesquisa do arquivo documental e permite reduzir a necessidade de espaço físico para armazenamento.

2. Redução de custos

A utilização de uma solução de gestão de documentos elimina os custos associados à gestão e manutenção do histórico de documentos. Deixa ainda de haver necessidade de impressão de documentos a fim de os arquivar, permitindo reduzir custos.

3. Aumento de produtividade

Com a possibilidade de encontrar os documentos através de pesquisa digital, a agilidade e produtividade dos recursos humanos aumentam. De acordo com a AIIM, uma ferramenta que permita a pesquisa eficiente do arquivo documental gera um aumento de produtividade dos colaboradores em cerca de 30%.

4. Segurança do arquivo

Ao alojar os documentos na cloud, estes estão sempre disponíveis, mesmo em caso de desastre ou infortúnio. Além disso, torna-se possível atribuir permissão a cada utilizador para aceder a determinados documentos, e visualizar o histórico de alterações de cada ficheiro.

5. Mobilidade

Assente em tecnologia Cloud, a gestão de documentos na nuvem garante o acesso fácil, rápido e em qualquer lugar aos ficheiros associados às compras, vendas, tesouraria e inventário do ERP.

Escrito por:
Openlimits

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