Atualmente, com a constante evolução do digital e do impacto que este tem no dia-a-dia das empresas, surgem soluções que permitem congregar toda a informação e documentos que estão em arquivo físico, num único local sempre disponível e de fácil e rápido acesso a todos os colaboradores. Desta forma, a pesquisa de documentos torna-se mais rápida, e os processos de trabalho mais eficientes.

Segundo um estudo da Coopers and Lybrand, cada colaborador perde entre 20% e 40% do seu tempo à procura de documentos. Assim, os sistemas de gestão documental surgem como uma solução para este desafio, permitindo uma gestão mais eficiente de documentos e de toda informação disponível.

Os sistemas de gestão de documentos permitem a desmaterialização do arquivo que, para além de contribuir para a diminuição da pegada ecológica, também garante a segurança de todos os documentos e contribui para o crescimento da eficiência operacional.

Um dos principais benefícios dos sistemas de gestão de documentos é a diminuição do tempo que os colaboradores da empresa gastam na pesquisa dos documentos, sendo que este é um dos aspetos mais relevantes no dia-a-dia. Assim, torna todos os processos muito mais rápidos, simples e ágeis.

Estas aplicações contribuem também para a redução dos custos, tanto a nível operacional como de espaço físico e armazenamento. Os colaboradores conseguem estar mais articulados e partilhar informação e documentos de forma mais simples, contribuindo para o aumento da produtividade. O benefício empresarial de um software de gestão de documentos é garantir a gestão uniformizada e centralizada de todos os documentos e a segurança dos mesmos, uma vez que o backup do arquivo fica disponível na cloud.

Uplift – Gestão de Documentos na Nuvem

O Uplift é um software de gestão de documentos na Cloud que permite organizar e proteger ficheiros que se podem anexar às compras, vendas, tesouraria e inventário do ERP. Alguns dos benefícios do Uplift são:

• Gestão centralizada do arquivo, o que facilita a pesquisa do arquivo documental e permite reduzir a necessidade de espaço físico para armazenamento.
• Redução de custos, ao eliminar os custos associados à gestão e manutenção do histórico de documentos, e pelo facto de não haver necessidade de impressão de documentos para arquivo.
• Aumento da produtividade, possibilitada pela pesquisa digital.
• Segurança do arquivo, ao alojar documentos na cloud, estes estão sempre disponíveis, mesmo em caso de desastre. Além disso, torna-se possível atribuir permissão a cada utilizador para aceder a determinados documentos, e visualizar o histórico de alterações de cada ficheiro.
• Mobilidade, assente em tecnologia Cloud, o que garante o acesso fácil, rápido e em qualquer lugar, aos ficheiros associados às compras, vendas, tesouraria e inventário do ERP.

A implementação de uma solução de gestão de documentos no contexto empresarial é cada vez mais relevante, por contribuir de forma significativa para a redução de custos e aumento da produtividade e eficiência dos processos, garantindo ainda uma maior acessibilidade e segurança do arquivo documental.

 

Escrito por:
Openlimits

Diga-nos o que pensa