Todas as empresas têm de ter diversos documentos organizados, respeitantes a várias áreas essenciais para a gestão da empresa, como a faturação, as compras, os clientes, as encomendas, os fornecedores e, até mesmo, os recursos humanos. No entanto, garantir esta organização nem sempre é uma tarefa simples.

Sabia que, segundo um estudo da Coopers and Lybrand, cada colaborador perde entre 20% e 40% do seu tempo à procura de documentos?

Como resposta a este problema surge o software de Gestão Documental, que tem como objetivo atender às necessidades das pequenas e médias empresas que procuram uma solução rápida, simples e económica de arquivo e organização de documentos. Deste modo, conseguem reduzir o tempo alocado à pesquisa de documentação e aumentar a produtividade.

Este software assegura toda a administração de documentos através do seu arquivo e organização para que seja possível a sua partilha em formato eletrónico por toda a empresa e sem correr riscos de perda de informação importante.

A implementação desta solução traz inúmeros benefícios para as empresas, permitindo uma gestão completamente uniformizada e centralizada de todos os documentos, que facilita a pesquisa dos dados. Além disso, aumenta também a segurança do arquivo, uma vez que é feito um backup de todos os ficheiros na cloud.

Uplift – Gestão e Arquivo de Documentos na Cloud

O Uplift, o software de gestão de arquivo da Openlimits, permite aceder ao arquivo onde e quando quiser, uma vez que todos os documentos passam a estar acessíveis através da cloud. Esta aplicação torna também possível organizar e proteger os ficheiros, que podem ser anexados às compras, vendas, tesouraria e inventário do ERP. Deste modo, todos os colaboradores conseguem aceder aos documentos em qualquer lugar, facilitando imenso o seu trabalho.

Principais vantagens do Uplift:

• Redução de custos relacionados com a gestão e manutenção do histórico de documentos;
• Eliminação do volume de papel e do espaço físico ocupado pelo arquivo;
• Maior segurança. Os dados encontram-se permanentemente sincronizados com o ERP e ficam armazenados no Microsoft SharePoint. Além disso, é realizado um backup automático que gere todo o histórico de versões mais antigas permitindo uma recuperação rápida dos ficheiros em caso da sua perda;
• Redução do impacto ambiental, devido à redução de utilização do papel;
• Acessibilidade: Informação acessível em qualquer altura e lugar;
• Disponível para qualquer empresa, não sendo necessário grande investimento em infraestruturas de IT;
• Aumento da produtividade, uma vez que todos os documentos são facilmente encontrados;
• Centralização na gestão do arquivo documental da empresa;

Com o Uplift terá a máxima segurança e acesso permanente ao arquivo e ao consultá-lo terá toda a informação organizada e segura, garantindo que não haja a sua perda e todo o seu trabalho será facilitado reduzindo o tempo de procura no arquivo.

Abyss Habidecor – Caso de Sucesso Uplift

A Abyss Habidecor é uma empresa portuguesa que cria toalhas europeias artesanais de alta qualidade. Presente em Portugal, Bélgica, Estados Unidos da América e China, esta empresa tem 200 colaboradores e fatura cerca de 15 milhões de euros. Com o Uplift, tornou-se mais fácil controlar a gestão de todos os documentos relativos à faturação, a partir de qualquer parte do mundo.

Quer saber mais?

Uma ferramenta que permita a pesquisa eficiente do arquivo documental gera um aumento da produtividade dos funcionários, em cerca de 30%, segundo a Capitalizing on Content. Comece já a fazer a gestão dos documentos da sua empresa com o Uplift.

Escrito por:
Openlimits

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